Die wichtigsten Kennzahlen im Recruiting

Die wenigsten Firmen schätzen die Macht der Zahlen: Unter zehn Prozent der HR-Abteilungen in Deutschland nutzen einer Studie zufolge KPIs, um den Erfolg ihrer Recruiting-Strategien zu messen. Dabei lassen sich daraus viele wichtige Erkenntnisse gewinnen. Wer die Kennzahlen-Analyse richtig einsetzt, gewinnt qualifizierte Fachkräfte und sichert sich einen Wettbewerbsvorteil für die Zukunft.

Das sind die wichtigsten Recruitingkennzahlen

„Ich habe keine Zeit einen Zaun zu bauen, ich muss die Hühner einfangen – das Sprichwort trifft den Nagel auf den Kopf“, findet HR-Experte Robindro Ullah. Viele Firmen gehen so mit Controlling im Personalbereich um, doch: „Anständiges Controlling schont Budgets und liefert Argumente für sinnvolle Rekruitingstrategien“, so der Experte weiter. Es gibt verschiedene Kennzahlen – auch KPIs (Key Performance Indikatoren) genannt, die im Recruiting eine Rolle spielen.

Absagequote

Die Absagequote ist der Anteil der Kandidaten, die nicht den Anforderungen entsprechen und die direkt eine Absage erhalten. Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie gut die Stellenausschreibung die Zielgruppe erreicht. Ist die Quote sehr hoch, sollten Unternehmen gegebenenfalls die Anforderungen in der Stellenbeschreibung präziser benennen oder andere Recruiting-Kanäle wählen. Als Best-Practice-Beispiel gilt beispielsweise die Plakatwand von Google, auf der nur {first 10-digit prime found in consecutive digits of e}.com stand. Nur wer dieses Rätsel löst, kann sich bewerben. Mit dieser kreativen Lösung sind unqualifizierte Bewerbungen kein Thema.

Candidate-Satisfaction

Diese Kennzahl misst die Zufriedenheit der Bewerber mit dem gesamten Bewerbungsprozess. Oftmals sprechen Unternehmen hier auch von der Candidate Experience. Sie beschreibt die gesamte Erfahrung des Bewerbers von der Stellenausschreibung bis in die Onboarding-Phase. Etwa jeder zweite Kandidat erhält auf seine Bewerbung keine Antwort. Das ergibt eine Arbeitsmarkt-Studie von Jobcloud für die Schweiz. In Deutschland ist die Lage ähnlich. Eine fehlende Rückmeldung wirft ein schlechtes Licht auf das Unternehmen. Eine zu späte Rückmeldung führt oftmals dazu, dass talentierte Kandidaten bereits bei der Konkurrenz angeheuert haben. Als beste Methode, um die Candidate-Experience zu messen, eignet sich ein Fragebogen an die Bewerber, nachdem die Entscheidung gefallen ist. Auch Bewertungsplattformen wie Glassdoor oder kununu geben einen guten Anhaltspunkt.

Channel-Effectiveness

Diese Kennzahl misst, wie effektiv die einzelnen Rekruitingkanäle sind. Eine spezielle Software gibt Aufschluss darüber, wie oft Kandidaten auf eine Anzeige klicken. Es lässt sich zudem ablesen, wie häufig die potenziellen Kandidaten auf den Button Bewerben klicken. Ist die Abweichung zwischen beiden Werten groß, ist die Stellenanzeige möglicherweise nicht ansprechend formuliert. Oder die sie wendet sich an die falsche Zielgruppe.

Cost-of-Vacancy

Cost-of-Vacancy bezeichnet die Kosten für eine unbesetzte Stelle. Ausgehend von einem Bruttogehalt von 1.650 Euro fallen bei einer Kündigung für ein Unternehmen rund 19.000 Euro Kosten an. Das geht aus einer Studie von CISS hervor. Die Kosten für eine unbesetzte Stelle gibt CISS in diesem Beispiel mit 3.850 Euro an. Sie ergeben sich durch Überstunden der verbleibenden Mitarbeiter und etwaige Doppelbesetzungen. Auch eine Einarbeitung fließt in die Rechnung mit ein. Gegebenenfalls hilft eine Person aus, die mit der Position nicht vertraut ist. Eine andere Berechnungsart geht davon aus, dass Firmen Kosten in Höhe des jeweiligen Tagessatzes verlieren, die der Mitarbeiter erwirtschaftet hätte.

Cost-per-Hire

Die Kosten, um eine Stelle neu zu besetzen, misst der KPI Cost-per-Hire. Die Berechnung schließt sowohl die Rekrutierungskosten als auch die Einarbeitungskosten mit ein. In der Fallstudie von CISS liegen die Gesamtkosten bei 8.150 Euro. Je niedriger die Kosten, desto besser.

Frühfluktuation

Diese Kennzahl bezeichnet die Fluktuation in der Onboarding-Phase bis maximal sechs Monate nach Eintritt. Wenn neue Angestellte in dieser Phase schon abspringen, ist das ein Hinweis auf Missstände im Unternehmen. Oftmals ist die Onboarding-Phase nicht strukturiert genug, die Anweisungen sind nicht klar oder neue Mitarbeiter haben keinen Ansprechpartner. Das kann zu Unzufriedenheit und zu einer Kündigung führen. Ebenso springen neue Angestellte ab, wenn der tatsächliche Job wenig mit der Stellenausschreibung gemein hat. Wer verspricht, was er nicht halten kann, verliert spätestens im Onboarding Mitarbeiter.

Hiring-Manager-Satisfaction

Darunter versteht man die Zufriedenheit der Personaler mit dem Bewerbungsprozess. Die HR-Abteilung sind die Experten bei diesem Thema. Sie sehen was schiefläuft und können am ehesten Verbesserungen vorschlagen.

Offer-Acceptance-Rate

Diese Rate bezeichnet den Anteil der Kandidaten, die eine Stelle annehmen. Eine niedrige Rate gibt Hinweise auf eine nicht ganz reibungslose Hiring-Phase, die beim Kandidaten ein negatives Bild vom Unternehmen hinterlässt. In diesen Fällen lohnt sich eine Umfrage unter den Bewerbern, um herauszufinden, wie sich das Unternehmen verbessern kann.

Offer-Rate

Anteil der Jobangebote im Verhältnis zu den geeigneten Kandidaten. Je mehr Talente sich bei einem Unternehmen bewerben, desto besser. Eine hohe Bewerberquote spricht für die Attraktivität des Arbeitgebers.

Quality-of-Hire

Die Qualität der neuen Angestellten misst sich daran, wie gut sie auf die ausgeschriebene Stelle passen. Wer will, kann die Quality-of-Hire auf die verschiedenen Recruiting-Kanäle beziehen. So lässt sich leicht feststellen, welcher Kanal für das Unternehmen den größten Erfolg bringt. Darauf setzen Firmen dann künftig den Fokus. Als besonders effizient erweist sich ein Empfehlungsprogramm. Mitarbeiter des Unternehmens empfehlen für offene Stellen ihre Freunde und Bekannte. In der Regel teilen die empfohlenen Kandidaten die Philosophie und Werte des Unternehmens und bleiben nachweislich länger in der Firma. Dieser Kanal erweist sich als überdurchschnittlich gut in Bezug auf die Quality-of-Hire.

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Time-to-Hire

Dieser KPI bezeichnet die Zeit, die zwischen der ersten Stellenausschreibung und der Einstellung des Kandidaten liegt. Ist diese länger als gewollt, können Firmen an ihrem Bewerbungsprozess arbeiten. Denn sowohl für Bewerber als auch für Unternehmen hat ein kurzer Bewerbungsprozess Vorteile: Die Stelle bleibt kürzer unbesetzt und verursacht weniger Kosten. Die Bewerber haben einen guten Eindruck vom Unternehmen, wenn sie zeitnah eine Rückmeldung erhalten. Denn Firmen wirken damit gut organisiert und mitarbeiterorientiert.

Time-to-Interview

Zeit, die zwischen der ersten Stellenausschreibung und dem ersten Vorstellungsgespräch liegt. Je kürzer, desto besser. Gerade in Zeiten von Corona und Homeoffice können Firmen über Remote Recruiting nachdenken. Das spart Zeit und lange Anfahrtswege. Es ist lediglich ein Videogespräch nötig, um die Kandidaten kennenzulernen. Weitere Tipps sind eine klare Formulierung der Stellenanzeige sowie früh Referenzen und wichtige Unterlagen anzufordern.

So etablieren Unternehmen die wichtigsten KPIs

Was helfen neue Recruiting-Maßnahmen, wenn Unternehme nicht prüfen können, ob sie wirken? Deshalb sind Kennzahlen im Recruiting so entscheidend. Fehlendes Know-how und fehlende Technik sind in der Regel die wichtigsten Gründe, warum Firmen noch kein Reporting eingeführt haben. Das ergab eine Umfrage der Personalwirtschaft. 82,50 Prozent der Befragten gaben an, dass fehlendes Know-how immer oder oft der Grund für fehlende KPIs im Unternehmen ist. 85 Prozent sahen eher die Technik als Grund. Doch wie führen Firmen KPIs am besten ein? Was kompliziert klingt, lässt sich in der Praxis einfach umsetzen: Mit der entsprechenden Software behalten Firmen mit wenigen Klicks den Überblick.

Der Branchenspezialist Firstbird stellt Unternehmen eine solche Software zur Verfügung und große Namen wie Generali Versicherung nutzen die Software bereits erfolgreich. Alle wichtigen KPIs lassen sich damit leicht überwachen und wie nebenbei können Firmen auch neue Recruiting-Kanäle einführen. Dazu zählen etwa Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme. Arvato Bertelsmann konnte durch die Zusammenarbeit mit Firstbird beispielsweise eine zehnfache Steigerung seiner Mitarbeiterreferenzen feststellen.

„Ich bin überzeugt, dass es nichts Wichtigeres gibt, als Leute einzustellen und weiterzuentwickeln. Am Ende des Tages zählen Sie auf Menschen, nicht auf Strategien,“ sagte Lawrence Bossidy langjähriger Manager bei General Electrics. Mit der passenden Software fällt es Unternehmen leicht, ihre Recruitingkennzahlen zu analysieren. Damit etablieren sie die besten Maßnahmen, um qualifizierte Talente zu gewinnen und zu halten.