Die Erfolgsgeschichte von Deloitte Tschechien

Das Webinar

Diese Kundengeschichte ist eine Zusammenfassung des Webinars „How to Boost Your Employee Referral Program“ (Verstärkung Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms), das von Zdenek Bajer, CEO und Gründer von Datacruit ATS, einem der führenden Recruiting-Technologieanbieter in der Region und Firstbird-Integrationspartner, moderiert wird. Gäste und Referenten des Webinars waren Matthias Wolf, COO und Mitgründer von Firstbird, und Jana Smolíková, HR-Projektleiterin bei Deloitte in Tschechien. Jana Smolíková war verantwortlich für die Implementierung der Firstbird-Plattform in Deloitte Tschechien und deren Integration in das Bewerber-Tracking-System von Datacruit. Während des gesamten Webinars schilderte sie dem Publikum ihre Erfolgsgeschichte des Mitarbeiterempfehlungsprogramms, für die Deloitte Tschechien der Recruitment Academy Award 2021 in der Kategorie des Empfehlungsprogramms des Jahres verliehen wurde.

Wenn Sie sich die Aufzeichnung des Webinars ansehen möchten, finden Sie diese hier:

Die Erfolgsgeschichte von Deloitte Tschechien 

Jana Smolíková erzählte die gesamte Geschichte der Zusammenarbeit zwischen HR Deloitte Tschechien und Firstbird, von der Entscheidung für die Firstbird-Plattform über die Implementierung und interne Kommunikationsstrategien zur Sensibilisierung der Mitarbeiter bis hin zu ihren Erfolgen bei der Digitalisierung ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms. 

Die Zusammenarbeit begann im Jahr 2018, als Deloitte Tschechien den HR-Technologie-Start-up-Accelerator-Wettbewerb organisierte und Firstbird den ersten Platz gewann. Die HR-Teams von Deloitte waren von der Firstbird-Plattform beeindruckt und beschlossen, das Produkt selbst zu testen, indem sie das digitale Mitarbeiterempfehlungsprogramm von Firstbird in Deloitte Österreich und Belgien implementierten. „Die Implementierung war sehr schnell“, sagte Jana Smolíková. Zufrieden mit den Ergebnissen planten sie, Firstbird im März 2020 in Tschechien einzuführen. Aufgrund der Pandemie wurde dies jedoch um sechs Monate verschoben. 

Bis zu diesem Zeitpunkt verwendete Deloitte in seinen Niederlassungen ein Empfehlungsprogramm, das rundum ein manuell war; Sie hatten keine Software, die die Verarbeitung der Empfehlungen automatisierte. Darüber hinaus belohnte das HR-Team der Tschechischen Republik Mitarbeiter nur mit Empfehlungsprämien für empfohlene Kandidaten, die die Probezeit erfolgreich abschließen. Der Hauptgrund, aus dem Deloitte Tschechien sich für Firstbird entschieden hat, war unter anderem die innovative Idee, alle Aktivitäten des Empfehlungs Prozesses zu belohnen, unabhängig davon ob der empfohlene Kandidat im Endeffekt eingestellt wird oder nicht.

„Firstbird ist ein Produkt zur Einstellung von Mitarbeitern auf Basis von Empfehlungen, was eine wichtige Quelle für qualitativ hochwertige Kandidaten ist. Wir haben lange überlegt, wie wir unser Empfehlungsprogramm erweitern, stärken und verbessern können. Jetzt kann der gesamte Prozess einfach und übersichtlich an einem Ort verwaltet werden“, so Jana Smolíková. 

Die Vorgehensweise

Bei der Einführung des neuen Empfehlungs-Recruiting-Kanals und der Aufforderung an die Mitarbeiter, sich als Talent Scouts zu registrieren, nutzte das HR-Team die verschiedenen Kommunikationskanäle, die ihnen zur Verfügung standen. Zunächst verwendeten sie ihr Livestream-Studio, wo Matthias Wolf und Deloitte-Vertreter dem Publikum die Firstbird-Plattform anhand einer praktischen Demonstration vorstellten. Darüber hinaus trieb das HR-Team die Digitalisierung des Mitarbeiterempfehlungsprogramms über seine Standardkommunikationskanäle aktiv voran. Die Mitarbeiter wurden durch E-Mail-Kommunikation, Newsletter und ihre Intranetseite, die sich ausschließlich auf das Mitarbeiterempfehlungsprogramm konzentrierte, über die Implementierung von Firstbird informiert. Darüber hinaus zeigten interne Bildschirme und Bildschirmschoner etwa zwei Monate lang ein kurzes Video der Firstbird-Plattform. 

Um Mitarbeiter zu ermutigen, sich als Talent Scouts anzumelden, riefen HR-Teams im September, Oktober und November eine Lotterie mit einem Hauptgewinn von 10.000 CZK (ca. 400 €) ins Leben.  Zudem erhielten die ersten 300 Mitarbeiter, die sich als Talent Scouts registrierten, Kaffeegutscheine für ihr Prager Café. Mitarbeiter, die weiter weg wohnten, erhielten diese Gutscheine per Post.

In den ersten drei Monaten nach der Einführung hat Deloitte Tschechien den Prämienshop der Firstbird-Plattform nicht genutzt, da sie Zeit brauchten, um ihre Prämienpolitik und -struktur für ihre Talent Scouts zu erstellen. Der Prämienshop wurde jedoch mit der Zeit von Jana Smolíková und ihrem Personalteam sehr geschätzt, zumal er die Möglichkeit bietet, ihn vollständig an die Vorlieben des Unternehmens anzupassen. Deloitte konnte entscheiden, welche Aktivitäten belohnt werden, wie viele Münzen eine Empfehlungsaktivität wert ist und welche Belohnungen im Prämienshop platziert werden. Deloitte Tschechien konnte Talent Scouts sogar erlauben, ihre Münzen gegen hochwertige Deloitte Markenartikel (die nirgendwo anders zu kaufen sind), Kaffeegutscheine für das Deloitte Café und Benefit Pluspunkte (eigenes Kantinensystem in der Tschechischen Republik) einzutauschen. Darüber hinaus erhielt der Empfehler auch nach der Probezeit des empfohlenen Kandidaten eine finanzielle Belohnung (gleicher Betrag wie zuvor), was somit zu einer Win-Win-Situation führte.

Die Höhe der von Deloitte angebotenen Belohnung war je nach Einstellungsebene unterschiedlich. Das HR-Team kategorisierte die Positionen in sechs Stufen, wobei die Höhe der Belohnung für alle Abteilungen gleich war. Die sechs Ebenen waren Nachwuchskräfte, leitende Angestellte, Führungskräfte, Manager, Direktoren und Partner. Der Empfehler wurde durch automatische Benachrichtigungen informiert und konnte alle Informationen zu seiner Prämie problemlos auf seinem Firstbird-Dashboard finden: zum Beispiel welche Art von Prämie, für welche Empfehlung und wann sie ausgezahlt wird.

Von 766 Einladungen an Mitarbeiter, der Firstbird-Plattform beizutreten, akzeptierten 724 die Registrierung als Talent Scouts (96 %). Davon sind derzeit etwa 120 aktive Benutzer, wobei es in jeder Abteilung mindestens einen gibt, bestätigt Jana Smolíková.

Zu den Talent Scouts zählt Deloitte Tschechien auch ihre Praktikanten (die auf der Firstbird-Plattform registriert sind und Münzen im Prämienshop verwenden können) und 41 externe Alumni (eine Gruppe ehemaliger Mitarbeiter), die Empfehlungen abgeben können. Letztere dürfen sich jedoch leider nicht auf der Plattform registrieren oder den Prämienshop nutzen. Dennoch können sie für eine erfolgreiche Empfehlung einen Bargeldbonus erhalten. 

Die zusätzlichen Kategorien externer Talent Scouts von Deloitte zeigen, wie wachstumsfördernd der Einsatz eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms sein kann. Folglich konnte das Unternehmen seinen Talentpool stark erweitern und den Kontakt zu ehemaligen und zukünftigen Mitarbeitern pflegen. Es bedeutete auch, dass das HR-Team die sozialen Netzwerke seiner Mitarbeiter nutzen konnte, um die passive Belegschaft zu erreichen und eine Verbindung zu zukünftigen Talenten herzustellen. 

Die Ergebnisse

„Das neue Empfehlungsprogramm läuft jetzt seit mehr als 10 Monaten. Aktuell beobachten wir ein Wachstum in der Zahl der hochqualifizierten Kandidaten und der Begeisterung unserer Talent Scouts (Prozessvereinfachung, Überblick über die Situation, mehr Belohnungen). Unsere jüngeren Kollegen nutzen vor allem Gaming-Elemente in der App, teilen offene Stellen in Studentengruppen und erhalten hohe Bewertungen für ihre rege Aktivität. Sie nutzen die App regelmäßig und tauschen Punkte im Prämienshop. Wir gehen davon aus, dass das Programm in Zukunft noch erfolgreicher sein wird! Aktuell bereiten wir Wettbewerbe zur Unterstützung der Bewerbung vor, stellen neue Produkte im Prämienshop vor und freuen uns schon die App nach längerer Zeit zu evaluieren” n, berichtet Jana Smolíková.

Derzeit zählt Deloitte Tschechien auf seiner Asset-Liste 724 Talent Scouts +41 Alumni (60 % aller Mitarbeiter), 11.205 Stellenaufrufe, 315 empfohlene Kandidaten (67 % mit 3 Sternen am besten bewertet) und 60 Neueinstellungen (18 %). Zudem strebt das Unternehmen an, 30 % der Neueinstellungen durch Empfehlungen zu erreichen. 

Der Firstbird Workflow & Datacruit Integration

Während des gesamten Webinars diskutierten sowohl Matthias Wolf als auch Jana Smolíková die Funktionen und Eigenschaften der Firstbird-Software. Matthias Wolf stellte die Plattform aus Sicht der Talent Scouts vor und Jana demonstrierte live die Bewerbung aus der Sicht eines Recruiters. Wir konnten einen Blick auf die Statistiken von Deloitte Tschechien werfen, die die Leistungsübersicht der veröffentlichten Stellen, der Stellenansichten (für jedes soziale Netzwerk), die Anzahl der Empfehlungen, Bewerbungen und Einstellungen sowie den Prozentsatz der am besten bewerteten (3 Sterne) Kandidaten darstellten.  

Das Ziel der digitalen Plattform von Firstbird ist es, wie Matthias Wolf erklärte, das Engagement der Benutzer zur Optimierung des Empfehlungsprozesses vollständig zu unterstützen und sie sowohl für den Recruiter als auch für den Empfehler einfach zu nutzen. Der Gamifizierungsansatz des Anreizsystems erhöht das Engagement der Mitarbeiter bei der Bereitstellung von Empfehlungen und unterstützt das Unternehmen bei der Entwicklung einer einzigartigen Belohnungsstrategie. Matthias Wolf berichtete, dass Unternehmen, die den Prämienshop nutzen, ein um 40 % höheres Nutzerengagement aufweisen als Unternehmen, die dies nicht tun. Zudem ist das digitale Mitarbeiterempfehlungsprogramm von Firstbird sehr benutzerfreundlich, wie Jana Smolíková bestätigt. Ein weiterer Vorteil ist, dass die mobile Anwendung es Talent Scouts ermöglicht, sich überall und jederzeit zu verbinden. 

Die nahtlose Integration von Firstbird in Datacruit ATS, der intuitive Recruiting-Software für eine einfache Interaktion von Kandidaten und Managern, ermöglichte es Deloitte Tschechien, den Empfehlungsprozess vollständig mit den Schritten der Kandidaten zu synchronisieren. 

Wie funktioniert die Integration?

Die Stellenbeschreibung wird im Bewerber-Tracking-System von Datacruit erstellt und dann automatisch an die Firstbird-Plattform weitergeleitet. Talent Scouts werden durch die automatisierten Benachrichtigungen von Firstbird über neue Jobs informiert und können offene Stellen mit nur zwei Klicks in ihre Netzwerke teilen. Sie können die offene Stelle auch auf ihrem Social-Media-Konto veröffentlichen oder einen Kandidaten direkt empfehlen. Wie Jana Smolíková hinzufügte, verweisen die Stellen immer auf die eigene Marke, wenn sie auf den sozialen Medien geteilt werden, was Unternehmen ermöglicht, ihren Suchpool zu erweitern und ihre Arbeitgebermarke zu stärken. Zudem erklärte Matthias Wolf, dass die Direktvermittlung eines Kandidaten mit der DSGVO-Compliance auf den Bewerbungsprozess abgestimmt ist. 

Nach dem Absenden einer Empfehlung wird die empfohlene Bewerbung zusammen mit den restlichen Bewerbungen aus anderen Recruiting-Kanälen im Datacruit ATS gesammelt, wo der Einstellungsprozess und die endgültige Entscheidung stattfindet. Dennoch werden alle Phasen des Empfehlungsantrags (ausstehend, in Bearbeitung, geschlossen, eingestellt) in Firstbird verfolgt und aktualisiert. Der Empfehler wird somit immer über den Status seiner Empfehlung informiert und im Falle einer erfolgreichen Empfehlung wird auch die Auszahlung einer Prämie auf der Firstbird-Plattform verwaltet. 

Wenn Sie an den detaillierteren Informationen aus dem Webinar interessiert sind, sehen Sie sich die Aufzeichnung hier an: