7 Dinge die bei der Implementierung von HR-Software beachtet werden sollten

Eine HR Software im Unternehmen einzuführen klingt einfacher, als es dann meistens ist. Auch wenn die meisten Anbieter mittlerweile ihr Produkt als SaaS Lösungen anbieten, reicht der unternehmensspezifische Zugang zu einer Software über einen Link noch lange nicht aus.

Es bedarf einiges an Vorbereitung seitens der Kund:innen, Konfiguration seitens Berater:innen oder Kund:innen, gemeinsames Testen und einige technische Detailfragen, die zu klären sind. Nicht selten werden deshalb die Ressourcenaufwände in solch einem Implementierungs-Projekt unterschätzt und versprochene Projektlaufzeiten nicht eingehalten.

In folgendem Beitrag geben wir von CLEVIS Ihnen Tipps für eine erfolgreiche Implementierung einer HR-Software.

1. Vorab genügend Ressourcen für das Projekt einplanen

Die benötigten Ressourcen in einem Implementierungsprojekt sind nicht zu unterschätzen. In den meisten Projekten müssen neben einer Projektleitung auch Kolleg:innen aus den Fachabteilungen ihr Expertenwissen teilen und sich für das Softwareimplementierungsprojekt Zeit nehmen.

Das heißt für diese, sich neben dem Tagesgeschäft Zeit einzuplanen, um Prozesse zu reviewen oder zu dokumentieren, bei Fragen zur Seite zu stehen, gemeinsam neue Strategien zu entwickeln und auch in der Testphase der Software zu unterstützen. Nur sie haben das notwendige Wissen, um die HR Prozesse richtig abzubilden in der neuen Software.

Doch auch sie betreuen weiterhin das laufende Geschäft und gegebenenfalls das alte System. Leider lässt sich ein solches Implementierungsprojekt nur schwer ohne ausreichend Ressourcen seitens der Kund:innen realisieren, außer man hält sich sehr nah am Standard der Software.

Dennoch sollten Themen wie Anforderungsdefinition, Datenmigration, Content Bereitstellung und ähnliches nicht in der Schnelle abgearbeitet werden, da eine unsaubere Konfiguration des Systems in der Implementierung einem später auf die Füße fallen wird. Umso wichtiger ist es also, Monate zu nutzen in welchen bei den Fachkolleginnen weniger los ist und periodische Hochzeiten miteinzuplanen.

2. Rollen und gemeinsame Ziele zu Beginn gut festlegen und transparent kommunizieren

In der Projektsteuerung eines Implementierungsprojektes ist es – ähnlich wie in vielen Projektarbeiten – entscheidend, wie gut Ziele vorab definiert sind und gegen was gesteuert wird. Soll die Implementierung möglichst schnell stattfinden? Sollen alle Einheiten gleichzeitig live gehen? Sollen alte Prozesse digitalisiert werden oder im Zuge der Implementierung Prozesse auch neu gedacht werden?

Wichtig ist es, Klarheit bei allen Stakeholdern zu schaffen und Erwartungen von Beginn an zu managen. Wer hat welche Rolle und Aufgaben? Wer übernimmt welchen Teil und liefert was wann zu? Aber auch allgemein: Welche Ziele verfolgen wir mit diesem System? Wann ist das Projekt ein Erfolg?

Gerade die Erfolge der Einführung einer HR Software sind zum Teil erst nach längerem Einsatz dieser möglich und es wird zu Beginn erstmal ein wenig holprig, da nicht alle Mitarbeitenden sofort vertraut sind mit der neuen Lösung, Verbesserungen erst später messbar sein werden und auch nach Go Live noch ungeplante Schwierigkeiten aufkommen können.

Umso wichtiger ist es deshalb, in alle Richtungen Transparenz zu schaffen und Erwartungen zu managen. Die neue HR Software wird nicht die allumfassende Antwort für jedes Problem sein können wie es oftmals erwartet wird. Sie kann lediglich Teile digitalisieren, automatisieren und vereinfachen, aber keine strukturellen oder fachlichen Probleme lösen.

3. Möglichst viel der fachlichen Anforderungen vorab dokumentieren

Es erleichtert Ihnen und Ihren Implementierungsberater:innen die Arbeit enorm, wenn Sie bereits vor Projektstart möglichst alle Anforderungen und Prozesse dokumentiert haben. Durch das gemeinsame Aufsetzen der Prozesse im neuen System, kommen oftmals Fragen auf, wie der Ablauf heute ist oder welche Rollen und Verantwortungen es gibt.

Dabei findet man den ein oder anderen Schattenprozess, undefinierte Abläufe, Verantwortungsdiffusion und ähnliches. Deshalb ist es hilfreich sich vorab Gedanken über den neuen Prozess zu machen und dieses klar zu dokumentieren.

Nicht nur, dass dieser dann auch umso schneller in Ihr System konfiguriert werden kann, die Dokumentation ist außerdem hilfreich für die Zeit nach dem Projekt und das Change Management.

4. Hinterfragen der Prozesse vs. jede Sonderlocke bekommen

Ein großer Zeitfaktor in HR Software Implementierungsprojekten ist das „Customizing“. Das heißt die kundenspezifische Anpassung des Systems und das Abweichen von den Standards des Anbieters. Viele SaaS Lösungen sind flexibel, jedoch ist nicht jeder Prozess 1:1 in jedem System abbildbar. Bei einer solchen Situation werden dann schnell Workarounds gesucht und andere Wege gefunden, um alle Wünsche im System abzubilden.

Dabei liegt in der Neuaufsetzung von HR Prozessen in deinem digitalen Tool auch die Chance Prozesse zu vereinheitlichen und „glatt zu ziehen“. Das heißt historisch gewachsene Sonderlocken von Einheiten oder Rollen sollten erst hinterfragt werden, bevor die Suche nach dem Workaround los geht.

Vermutlich sind nicht alle Sonderthemen auch heute noch relevant und statt alte Prozesse direkt zu übernehmen, sollte man sich im Zuge der Implementierung Gedanken über eine Neugestaltung von diesen machen. Anpassungen im System führen zu einem Mehraufwand bei Releases und Performanceeinbüßen im System.

5. Das Change Management frühzeitig beginnen

Die neue HR Software wird vermutlich in Ihrem Unternehmen eine breite Masse an Mitarbeitenden später erreichen. Deshalb ist es wichtig, nicht erst zum Tag des Go Lives darüber zu kommunizieren sondern Change Management rechtzeitig einzuplanen.

Binden Sie wichtige Stakeholder wie den Betriebsrat möglichst früh ein. Aber informieren Sie auch Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über die Veränderung und machen Sie Lust auf das neue digitale Tool.

Auch Schulungen der Systemverantwortlichen sollten nicht erst nach der Implementierung stattfinden, sondern Betroffen sollten rechtzeitig an Borad geholten werden, damit sie sich Sicher im System fühlen und Fehler im Live System vermieden werden.

Bereiten Sie im vorraus auch schon begleitendes Schulungsmaterial vor, um am Tag der offiziellen Nutzung des Systems die First Level Support Tickets zu minimieren und Anwender direkt beim Einstieg gut abzuholen. Die kann entscheidend für die spätere Akzeptanz werden und somit für den Projekterfolg insgesamt.

6. Technische Themen frühzeitig klären

Das Thema Schnittstellen fürchten viele. Dennoch sollte man dieses zuerst angehen. Auch wenn Systeme heute deutlich leichter und schneller miteinander verknüpft werden können, sollte die hauseigene IT trotzdem gleich zu Beginn informiert werden und nächste Schritte geplant werden.

Auch externe Dienstleister wie z.B. Webdesignagenturen können zu einem Zeitverzögerer werden. Deshalb stoßen Sie Weblayout, Schnittstellen und Datentransfer, SSO und Integrationen möglichst zu Beginn an, um später zu vermeiden, dass Sie auf Dritte warten müssen.

7. Umfangreiches Testing

Das Testen Ihres Systems vor dem Go Live ist kurz vor Ende des Projektes sicherlich eine mühseelige Aufgabe. Viele gefundene Fehler können deprimieren und mindern die Motivation der Tester. Feedbackschleifen mit Implementierungspartnern können sich in die Länge ziehen.

Testing über verschiedene Rollen hinweg bedarf zusätzlich Abstimmung mit anderen Test-Kolleg:innen. Ja, das sind keine gerade sonnigen Aussichten, aber: Sie legen hier den Grundstein für die ersten Wochen und Monate des Betriebs und haben direkten Einfluss auf einen reibungslosen Go Live.

Es lohnt sich also, wirklich umfangreich und gut dokumentiert in das Testing zugehen, auch wenn die Zeit meist knapp ist. Jeder gefundene Fehler lässt die Chance steigen, dass das System nachher reibungslos Ihre Kolleg:innen überzeugen wird, sicher ist und seinen Zweck voll und ganz erfüllt.

Für viele ist die Implementierung einer HR Software ein gänzlich neues Unterfangen, welches unterschätzt wird. Dennoch kann man diese Chance auch aus HR Sicht gut nutzen, um sich selbst zu reflektieren, Prozesse zu optimieren und am Ende mit einer neuen, guten Lösung den Erfolg des Unternehmens und die digitale Transformation mitzugestalten.

Gastbeitrag: Elisa Pietrasch ist Senior Consultant bei CLEVIS. In ihrer täglichen Arbeit digitalisiert sie HR Prozesse, begleitet die Business Transformation und unterstützt ihre Kund:innen bei der HR Strategie.